Ab dem 15. Juli 2025 ersetzt die digitale Siegelung die handschriftliche Unterschrift auf Urkunden und Bescheiden der Deutschen Akkreditierungsstelle (DAkkS). Diese Umstellung, die einen qualifizierten digitalen Freigabeprozess mit einem digitalen Siegel kombiniert, erhöht nicht nur die Sicherheit gegen Missbrauch, sondern beschleunigt auch spürbar die Ausstellung der Dokumente. Damit setzt die DAkkS einen weiteren Schritt in der Digitalisierung ihrer Akkreditierungsprozesse um und erfüllt die hohen Anforderungen an die Authentizität und Integrität der ausgegebenen Dokumente noch besser.
Bürokratieabbau, weniger Papier und verkürzte Bearbeitungszeiten
Die Einführung der digitalen Siegelung ermöglicht der DAkkS, die Anzahl und Komplexität der Akkreditierungsdokumente zu reduzieren. Zukünftig bestehen Urkunden lediglich aus einem Urkundendeckblatt und einer Urkundenanlage pro Fachbereich, wodurch bisherige Gesamt- und Teilurkunden entfallen. Dies vereinfacht und beschleunigt die Zustellung der Akkreditierungsdokumente für die akkreditierten Stellen, die weiterhin ausgedruckte Exemplare per Post erhalten.
Ab dem 15. Juli 2025 ersetzt die digitale Siegelung die handschriftliche Unterschrift auf Urkunden und Bescheiden der DAkkS
Das digital gesiegelte Deckblatt wird zudem im Verzeichnis der akkreditierten Stellen der DAkkS hinterlegt, was die Transparenz erhöht. Ein wesentlicher Vorteil ist, dass Dritte die Echtheit und Gültigkeit der Akkreditierungsdokumente jederzeit selbst überprüfen können, indem sie die im Verzeichnis hinterlegten Deckblätter und Anlagen nutzen.
Digitales Siegel prüfen
Um die Echtheit digital gesiegelter Urkunden und Bescheide der DAkkS zu prüfen, müssen diese in einem geeigneten PDF-Reader wie dem Adobe Acrobat Reader geöffnet werden. Ein Internetbrowser reicht hierfür nicht aus. Im PDF-Reader erscheint dann der Hinweis „Unterschrieben und alle Unterschriften sind gültig“. Über das Unterschriftenfenster lässt sich zudem nachvollziehen, dass das Dokument von der DAkkS erstellt, mit dem qualifizierten elektronischen Siegel versehen und seitdem nicht verändert wurde.
Es ist wichtig zu beachten, dass ausschließlich die im Verzeichnis der akkreditierten Stellen hinterlegten Akkreditierungsinformationen aktuell sind. Akkreditierte Stellen sollten sich bei der Erbringung von Konformitätsbewertungsdienstleistungen stets auf diese Datenbank beziehen.
Ab wann erfolgt die Umstellung?
Ab dem 15. Juli 2025 wird jede Änderung an einer Urkunde oder Teilurkunde die vollständige Umstellung auf die neue digitale Systematik auslösen. Urkundenanlagen, die inhaltlich unverändert bleiben, behalten ihr ursprüngliches Gültigkeitsdatum und erhalten lediglich ein neues Ausstellungsdatum. So werden alle Urkunden und Bescheide nach und nach effizient in das neue System mit digital gesiegelten Dokumenten überführt.
Entlastung beim Umgang mit ungültig gewordenen Urkunden
Mit der Umstellung auf die neue Urkundensystematik und der Einführung der digitalen Siegelung entfällt für akkreditierte Stellen künftig in der Regel die Pflicht, ungültig gewordene Urkunden nach Erweiterungen, Reduzierungen oder Änderungen der Geltungsbereiche an die DAkkS zurückzusenden. Eine wichtige Ausnahme bleibt jedoch bestehen: Wird eine Akkreditierung vollständig zurückgenommen oder widerrufen, muss die papierne Urkunde weiterhin innerhalb der im Bescheid genannten Frist postalisch an die DAkkS zurückgegeben werden.